Pour être éligible, l'établissement doit respecter les conditions cumulatives suivantes :

• avoir débuté son activité depuis au moins 12 mois en cas de création d'établissement ou 6 mois en cas de réfection totale d'un établissement existant ayant entraîné une interruption d'activité de longue durée,
• être classé 5 étoiles et remplir les critères énumérés dans une liste limitative,
• disposer de chambres ayant une surface minimale :

Des surfaces inférieures aux minima requis sont tolérées dans 10 % au maximum des chambres de l'établissement.

La commission d'attribution de la distinction Palace s'appuie sur des critères d'appréciation, qui forment un faisceau d'indices. Aucun critère n'est exclusif des autres et les indications données pour chaque critère d'appréciation, même lorsqu'elles sont précises, constituent des exemples et non des données normatives.

Exemples de critères d'appréciation :

• excellence et personnalisation du service : effectif moyen annuel par clé rapporté au taux d'occupation de l'établissement, supérieur ou égal à 2,2 pour les établissements parisiens et supérieur ou égal à 1,5 pour les établissements non parisiens
• localisation de l'établissement qui doit être exceptionnelle (par exemple, site classé, perspective monumentale ou appartenant au patrimoine mondial de l'Unesco, paysage exceptionnel, zone protégée Conservatoire du Littoral ou Natura 2000...)
• architecture exceptionnelle du bâtiment qu'il soit historique ou de facture contemporaine : ancienneté du bâtiment, type de protection patrimoniale (monument historique classé ou inscrit, ensemble du bâti ou de parties du bâtiment, éléments mobiliers à perpétuelle demeure - escalier, verrière, cheminée, salle de bains...), architecture moderne ou contemporaine d'exception, architectes, intégration dans un mouvement artistique déterminé...
• capacité de l'établissement et la présence importante de suites : nombre de clés et taux de suites (environ 20 %), une suite correspondant soit à une chambre d'une surface minimale de 60 m², soit à un appartement constitué d'une chambre séparée
• qualité des équipements et éléments de confort : qualité des intervenants (renommée des architectes d'intérieur...), noblesse des matériaux utilisés (bois, tissus, verre, pierre...), qualité du linge de lit et de toilette (provenance, tissu...), de la literie et des produits d'accueil, présence d'œuvres d'art, facture du mobilier, décoration florale, ateliers d'entretien et de personnels de maintenance...
• histoire et personnalité de l'établissement : fréquentation de l'établissement (personnalités internationales issues du monde de la politique, des arts et du spectacle, du show-business, du sport...) ou événements historiques (signatures d'accords internationaux, rencontre au sommet de personnalités politiques, festivals des arts et de la culture)
• niveau de qualification du personnel et continuité du service client 24 h/24 (conciergerie, voiturier, bagagiste, service en chambre, service de restauration d'étage)
• restaurant gastronomique de renommée internationale (reconnu par les principaux guides gastronomiques internationaux), références de la carte des vins

La distinction résulte d'une démarche volontaire, la procédure étant engagée et prise en charge par l'exploitant de l'établissement.

La procédure de délivrance de la distinction comprend plusieurs phases :

• instruction par Atout France, opérateur de l'État, qui vérifie que l'établissement candidat remplit les conditions d'obtention de la distinction "Palace",
• avis délivré par une commission d'attribution, composé de personnalités issues du monde des lettres, des arts, de la culture, des médias et des affaires, nommés pour une période de 3 ans renouvelable par le ministre chargé du tourisme,
• décision de l'attribution de la distinction par le ministre chargé du tourisme.

Atout France dispose d'1 mois pour se prononcer sur l'éligibilité de l'établissement.

En cas de refus, la décision doit être motivée et préciser les délais et voies de recours.

Un silence de 4 mois à partir de la réception du dossier complet vaut refus.

Les établissements distingués doivent :

• apposer sur leur façade une plaque en bronze (format : 308 x 110 mm) répondant à des spécifications techniques homologuées.
• faire apparaître sur tous leurs supports promotionnels et de communication un logo conforme au modèle homologué.

La distinction Palace peut être retirée en cas de non-respect :

• des conditions d'attribution de la « distinction Palace », notamment en cas de perte ou de non-renouvellement du classement de l'établissement dans la catégorie 5 étoiles,
• de l'obligation d'apposition de la plaque aux spécificités techniques (en bronze) sur la façade de l'hôtel .

L'exploitant de l'établissement dispose de 2 mois à partir de la lettre de notification pour remédier à un manquement constaté.

À défaut, le retrait, qui lui est notifié, doit être motivé et préciser les délais et voies de recours.

Dès réception de la notification de retrait, l'exploitant de l'établissement doit cesser toute utilisation de la « distinction Palace » et du logo et doit faire déposer la plaque.