Obligation

La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié).

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé et entraîne une pénalité de 1 062 € par salarié concerné.

L'Urssaf ou la MSA adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE, lors de la signature d'une convention de stage. Voir Stages : les obligations de l'employeur (professionnels)

* Cas 1 : Salarié du régime général

Téléservice : Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne (professionnels)

* Cas 2 : Salarié agricole

Téléservice : Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA) (professionnels)

À savoir : si le salarié déclaré par l'employeur n'est pas déjà immatriculé à la Sécurité sociale, et donc ne détient pas de numéro de SS, il doit aussi contacter la caisse d'assurance maladie de son lieu de résidence.

Mentions obligatoires

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

• dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l'employeur,

• code APE de l'entreprise,

• numéro de Siret (professionnels) de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours),

• coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale,

• noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé),

• date et heure d'embauche prévisibles,

• nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Dispositifs simplifiés

Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent utiliser l'un des titres de paiement simplifiés (professionnels) incluant un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE :

• Titre emploi-service entreprise (Tese),

• Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois,

• Titre emploi forains (TEF).

Dans ce cas, la DPAE ne doit pas être utilisée.

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE, une déclaration préalable doit être effectuée par l'employeur, par lettre recommandée adressée à l'inspection du travail :

• lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins,

• lors du changement d'exploitant d'un établissement employant du personnel (par le nouvel employeur),

• lors du transfert d'un établissement employant du personnel dans un autre emplacement,

• lors d'une extension ou d'une transformation de l'établissement entraînant une modification dans les activités industrielles et commerciales.

Le récépissé de la lettre doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci.

À noter : des procédures particulières s'appliquent pour les salariés étrangers (professionnels).